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Job offer #12276
Agent/agente de soutien administratif
Gatineau
Employer
Cegep Heritage College
Offer type
Job
Industry
Administrative support
Job title
Agent/agente de soutien administratif
In-house job title
Agent(e) de soutien administratif - Classe 1 (Bureau de l’information)
Reference internal
C23-24-SS-37
Position(s) to fill
1
Apply before
Apr 22, 2024
Interviews period from
Apr 11, 2024 to Apr 22, 2024
Main functions
NUMÉRO DE CONCOURS
C23-24-SS-37
POSTE
Agent(e) de soutien administratif - Classe I
DÉPARTEMENT
Bureau de l’information (Ressources humaines)
SUPÉRIEUR IMMÉDIAT
Michèle Charlebois
PRÉDÉCESSEUR
Sandra Boivin
EMPLACEMENT
325, boul. de la Cité-des-Jeunes, Gatineau (Québec) J8Y 6T3
TYPE D’EMPLOI
Régulier Temps complet
HORAIRE DE TRAVAIL
35 heures par semaine du lundi au vendredi
De 8 h 30 à 16 h 30
SALAIRE
De 22,36 à 25,00 $ de l’heure
SOMMAIRE
Le travail principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à recevoir et à transférer les appels téléphoniques, à accomplir diverses tâches administratives de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et à exécuter des travaux de secrétariat liés aux activités de son domaine d’emploi.
TÂCHES
C23-24-SS-37
POSTE
Agent(e) de soutien administratif - Classe I
DÉPARTEMENT
Bureau de l’information (Ressources humaines)
SUPÉRIEUR IMMÉDIAT
Michèle Charlebois
PRÉDÉCESSEUR
Sandra Boivin
EMPLACEMENT
325, boul. de la Cité-des-Jeunes, Gatineau (Québec) J8Y 6T3
TYPE D’EMPLOI
Régulier Temps complet
HORAIRE DE TRAVAIL
35 heures par semaine du lundi au vendredi
De 8 h 30 à 16 h 30
SALAIRE
De 22,36 à 25,00 $ de l’heure
SOMMAIRE
Le travail principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à recevoir et à transférer les appels téléphoniques, à accomplir diverses tâches administratives de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et à exécuter des travaux de secrétariat liés aux activités de son domaine d’emploi.
TÂCHES
- Imprime, numérise et photocopie les travaux soumis par les professeurs et, à l’occasion, par autres départements y compris l’administration.
- Imprime, photocopie et relie des manuels.
- Reçoit et transfère les appels téléphoniques entrants.
- Aide à numériser des documents, à les convertir de ou en PDF et à les rendre interactifs.
- Aide à communiquer des événements spéciaux au moyen d’affichages numériques et d’Omnivox.
- Établit les appels interurbains.
- Commande les fournitures de bureau.
- Assure l’entretien courant des photocopieurs et communique avec les entreprises Xerox/Ricoh lorsque des réparations doivent être effectuées.
- Veille à ce que des quantités suffisantes de papier, d'agrafes, etc. soient à la disposition des employé(e)s utilisant les photocopieurs.
- Assure l’entretien courant du télécopieur, distribue les télécopies reçues et commande du papier.
- Reçoit et distribue le courrier, pèse (au besoin) et affranchit correctement le courrier sortant.
- Reçoit les livraisons en provenance d'entreprises de messagerie externes.
- Reçoit les travaux d'étudiant(e)s, y appose un tampon et les distribue.
- Dirige les visiteurs et les étudiant(e)s vers les bureaux pertinents et fournit des renseignements au besoin.
- Vérifie périodiquement le solde de l'affranchisseuse et fait au besoin une demande d'argent pour cet appareil.
- Affecte les boîtes postales aux nouveaux professeurs en fonction de la liste fournie.
- Tient un système de classement à jour conformément au système de classification du Collège.
- Tient un inventaire à jour des fournitures de bureau.
- Signale tout problème lié à l'édifice au Service des ressources matérielles.
- Suit les procédures établies en cas d'urgence.
- Applique les lignes directrices, procédures et politiques liées au service (par exemple, les lignes directrices concernant les visiteurs, les procédures de premiers soins, etc.).
- Peut être appelé(e) à participer à des activités menées à l'échelle du Collège.
- Agit à titre de remplaçant(e) pour aider à traiter les appels liés aux livraisons.
- Utilise et aide à utiliser le système de notification publique au besoin.
- Utilise différents outils de communication pour faciliter la diffusion de certaines informations au Collège (utilisation d’Omnivox, de téléviseurs, etc.).
- Aide à l’utilisation des procédures d’urgence du Collège (premiers soins, évacuation, etc.).
- Aide les Ressources humaines lorsque cela s’avère nécessaire.
- Au besoin, accomplit toute autre tâche connexe.
Work place
Region
Outaouais
Address
325, boul. Cité des Jeunes
Gatineau, Quebec, J8Y 6T3
Gatineau, Quebec, J8Y 6T3
Details of
work place territory
work place territory
EMPLACEMENT
325, boul. de la Cité-des-Jeunes, Gatineau (Québec) J8Y 6T3
Salary and other working conditions
Salary type
To be discussed
Nb of hours per week
35
Various terms
SALAIRE
De 22,36 à 25,00 $ de l’heure
De 22,36 à 25,00 $ de l’heure
Job status
Permanent
Length of employment
To be determined
Occupation
Full time
Work schedule
Day
Job start date
April 22, 2024
Requirements
Education level required
CEGEP
Education degree required
DES
Status
Completed
Required experience
1 to 2 years
Spoken language(s)
French (Proficient)
Written language(s)
French (Proficient)
Qualifications wanted
QUALIFICATIONS MINIMALES
• Doit détenir un diplôme d'études secondaires (DES) dans un domaine approprié, ou un diplôme ou une attestation dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
• Doit posséder au moins un (1) an d’expérience pertinente.
• Doit posséder de très bonnes compétences en communication en anglais et en français (oral, écrit et compréhension).
• Doit impérativement posséder de l’expérience dans l’utilisation des logiciels Microsoft Office, Teams et Outlook.
• Doit aimer travailler dans un environnement hautement complexe assujetti à un rythme élevé.
• Doit être capable de travailler dans un environnement parfois ambigu.
AUTRES QUALIFICATIONS
• Doit posséder d’excellentes habiletés en communication, en organisation et en relations interpersonnelles.
• Doit posséder d’excellentes compétences analytiques et en résolution de problèmes.
• Doit être rapide, dynamique, créatif et avoir le souci du détail.
• Doit être en mesure de travailler de façon indépendante avec un minimum de supervision, et de bien travailler en équipe.
• Doit être capable de travailler efficacement dans le respect des échéanciers et de produire des résultats exacts.
• Doit faire preuve de flexibilité et posséder une grande capacité d’adaptation.
• Doit avoir d'excellentes compétences en service à la clientèle.
• Doit avoir une forte éthique de travail et faire preuve de discrétion.
• Doit détenir un diplôme d'études secondaires (DES) dans un domaine approprié, ou un diplôme ou une attestation dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
• Doit posséder au moins un (1) an d’expérience pertinente.
• Doit posséder de très bonnes compétences en communication en anglais et en français (oral, écrit et compréhension).
• Doit impérativement posséder de l’expérience dans l’utilisation des logiciels Microsoft Office, Teams et Outlook.
• Doit aimer travailler dans un environnement hautement complexe assujetti à un rythme élevé.
• Doit être capable de travailler dans un environnement parfois ambigu.
AUTRES QUALIFICATIONS
• Doit posséder d’excellentes habiletés en communication, en organisation et en relations interpersonnelles.
• Doit posséder d’excellentes compétences analytiques et en résolution de problèmes.
• Doit être rapide, dynamique, créatif et avoir le souci du détail.
• Doit être en mesure de travailler de façon indépendante avec un minimum de supervision, et de bien travailler en équipe.
• Doit être capable de travailler efficacement dans le respect des échéanciers et de produire des résultats exacts.
• Doit faire preuve de flexibilité et posséder une grande capacité d’adaptation.
• Doit avoir d'excellentes compétences en service à la clientèle.
• Doit avoir une forte éthique de travail et faire preuve de discrétion.
