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Offre d'emploi #6971

Secrétaire administratif/secrétaire administrative

Gatineau

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Employeur
Cegep Heritage College
Type d'offre
Emploi
Domaine d'emploi
Affaires, finances et administration (sauf le travail de secrétariat et de bureau)
Titre d'emploi
Secrétaire administratif/secrétaire administrative
Titre d'emploi à l'interne
C22-23-SS-20 Secrétaire administratif(ve)
Référence interne
C22-23-SS-20
Poste(s) à combler
1
Façon de postuler
Courriel
Postuler avant
4 dec 2022
Période d'entrevues
21 nov 2022 au 4 dec 2022
Principales fonctions
NUMÉRO DE CONCOURS:
C22-23-SS-20

POSTE:
Secrétaire administratif(ve) (régulier à temps complet)

DÉPARTEMENT:
Services aux étudiant(e)s

SUPÉRIEUR IMMÉDIAT:
Directrice des Services aux étudiant(e)s

PRÉDÉCESSEUR:
Maryna Krylova (nouveau poste à temps complet)

EMPLACEMENT:
325, boul. de la Cité-des-Jeunes, Gatineau (Québec) J8Y 6T3

HORAIRE DE TRAVAIL:
35 heures par semaine Du lundi au vendredi 8 h 30 à 16 h 30

SALAIRE:
De $22.54 to $26.00 par heure

SOMMAIRE:
Effectue diverses tâches de secrétariat complexes, délicates et confidentielles reliées à différents services, en collaboration avec la Directrice des Services aux étudiant(e)s.

TÂCHES
Les tâches typiques dont le (la) titulaire de ce poste aura la responsabilité sont les suivantes:
  • Reçoit et transfère les appels téléphoniques et prends des messages.
  • Accueille et dirige les visiteur(euse)s et les étudiant(e)s.
  • Conçoit la correspondance courante, les brouillons et les notes de service du département et prépare de façon autonome la correspondance n’ayant pas à être portée l’attention de son (sa) superviseur(e).
  • Recherche, compile et analyse des données et statistiques pour des rapports, de la correspondance, des avis de réunion, etc., et présente le tout sous la forme de tableaux ou de graphiques.
  • Crée et tient à jour des fichiers et des documents portant sur tous les sujets intéressant le service.
  • Utilise l'équipement de bureau.
  • Communique avec le Service des ressources matérielles en cas de problème avec les installations ou les photocopieurs.
  • Tape et met en forme des documents, y compris des rapports statistiques.
  • Entre des données en format Excel.
  • Peut être appelé(e) à agir en tant que remplaçant(e) pour certaines fonctions ou tâches du service.
  • Tient à jour les calendriers et la planification des rendez-vous.
  • Voit à la préparation des voyages.
  • Organise les réunions et en rédige les comptes rendus.
  • Applique les procédures administratives.
  • Organise et supervise les évaluations sur place à mi-session.
  • Recueille et soumet les documents à la vérification des antécédents par la police en prévision des stages des étudiant(e)s.
  • Participe à l'organisation des événements de la vie étudiante tels que la remise des diplômes, l'orientation des nouveaux(elles) étudiant(e)s, la soirée de remise des prix, etc.
  • Utilise les technologies de l'information et les outils de communication mis à sa disposition en rapport avec le travail à effectuer.
  • Agit en tant que personne de contact clé pour le département des Services aux étudiant(e)s.
  • Accomplit toute autre tâche au besoin.
Lieu de travail
Région
Outaouais
Adresse
325, boul. Cité des Jeunes
Gatineau, Québec, J8Y 6T3
Précisions sur
le lieu de travail
EMPLACEMENT: 325, boul. de la Cité-des-Jeunes, Gatineau (Québec) J8Y 6T3
Salaire et autres conditions de travail
Type de salaire
À discuter
Nb d'heures par semaine
35
Conditions diverses
SALAIRE:
De $22.54 to $26.00 par heure
Statut d'emploi
Permanent
Durée de l'emploi
Indéterminée
Occupation
Temps plein
Horaire de travail
Jour
Date de début d'emploi
21 nov 2022
Exigences
Niveau d'éducation requis
Études professionnelles
Diplôme requis
DEP
Statut
Terminé
Expérience requise
1 à 2 ans
Langues
Français parlé, Français écrit, Anglais parlé, Anglais écrit
Compétences recherchées
QUALIFICATIONS MINIMALES
• Détenir au minimum un diplôme d'études professionnelles (DEP) dans une spécialité appropriée, ou un diplôme d’études secondaires (DES), ou un diplôme ou une attestation d’études reconnus comme équivalents par l’autorité compétente.
• Avoir un minimum de 4 ans d’expérience pertinente.
• Posséder d’excellentes compétences linguistiques en anglais et en français (oral, écrit et compréhension).
• Posséder d’excellentes compétences en matière de traitement de texte et de classement.
• Une expérience dans l'utilisation des logiciels Microsoft Office est essentielle.

AUTRES QUALIFICATIONS
• Doit posséder d’excellentes habiletés en communication, en organisation et en relations interpersonnelles.
• Doit posséder d’excellentes compétences analytiques et en résolution de problèmes.
• Doit être rapide, dynamique, créatif et avoir le souci du détail.
• Doit être en mesure de travailler de façon indépendante avec un minimum de supervision, et de bien travailler en équipe.
• Doit être capable de travailler efficacement dans le respect des échéanciers et de produire des résultats exacts.
• Doit faire preuve de flexibilité et posséder une grande capacité d’adaptation.
• Doit avoir d’excellentes aptitudes en service à la clientèle.
• Doit avoir une forte éthique de travail et faire preuve de discrétion.
Dossier criminel


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